Het Nieuwe Werken
Binnen Nexocial zijn wij er van overtuigd dat sociale software de samenwerking binnen grote bedrijven en organisaties sterk kan bevorderen. De software die wij ontwikkelen, helpt communicatie- en samenwerkingsproblemen op te lossen. Nexocial richt zich vooral op de ontwikkeling en verkoop van deze producten, zoals weConnect. Daarnaast bieden wij ook consultancydiensten aan via partners.
Nauwelijks training nodig
WeConnect is een out-of-the-box-tool. Dit betekent dat de implementaties van weConnect technisch gezien relatief eenvoudig zijn, afhankelijk van de Sharepoint-configuratie. Natuurlijk variëren de change management-aspecten per situatie, maar de implementaties die we tot dusver hebben gedaan, hebben aangetoond dat er weinig training nodig is. De e-learning die bij weConnect wordt geleverd, is zeer duidelijk, waardoor het aantal trainingsuren beperkt kan zijn. Het stimuleren en ondersteunen van het opzetten van groepen (communities) en het maken van blogs en wiki’s, vereist een aanpak die past bij de cultuur van de specifieke organisatie. We hebben referenties die kunnen bevestigen dat we dit kunnen en we zijn er trots op dat we ervaren partners hebben op dit gebied.
Barrières voor gebruik van social media tools
Onze visie op hoe de verandering kan plaatsvinden, heeft aan de basis gestaan van het ontwerp van WeConnect. Het product moet veilig zijn en makkelijk in gebruik en het moet snel en makkelijk technisch te implementeren zijn. In een rapport uit 2007 van KPMG staat beschreven dat veiligheid en cultuur twee grote barrières zijn voor het optimaal gebruik van social software in de zakelijke context. Volgens ditzelfde rapport falen veel wiki’s en blogs van bedrijven, omdat werknemers niet actief betrokken zijn en hierdoor niet regelmatig artikelen plaatsen. Maar het grootste obstakel is de cultuur binnen een bedrijf. Deze moet binnen veel bedrijven veranderen. Commitment van werknemers is cruciaal voor succes; scepsis is fataal.
Kenmerken van succesvolle implementaties
Voor implementaties van weConnect hebben we geleerd van een aantal succesvolle (sociale) software-projecten, die de volgende kenmerken delen:
- Snelheid en flexibiliteit: vergelijk dit met de gebruikelijke aanpak van de invoering van nieuwe instrumenten en systemen. Uit ervaring weten wij dat medewerkers meer vergevingsgezind zijn als zij snel een oplossing krijgen die werkt, al is dat met een paar ruwe kantjes.
- Gebruiksgemak: de beste implementaties vereisen weinig uitleg, zodat een complex communicatie- en trainingsprogramma overbodig is. Hierdoor is mond-tot-mondreclame voldoende om snel een grote groei van het aantal gebruikers te creëren. In plaats van dat het bedrijf zijn werknemers opdraagt een systeem te gebruiken, vertellen werknemers elkaar enthousiast over hoe geweldig een systeem is. Dit is iets waar marketeers van dromen.
- Door de vraag gestuurd: in de meeste succesvolle cases zijn systemen gebouwd om te reageren op specifieke verzoeken van de eindgebruiker. Bij de traditionele top down-benadering worden problemen door de top van de organisatie geïdentificeerd. Gedurende een jaar wordt er veel geld en tijd gespendeerd aan het vinden en implementeren van de oplossing, waarna werknemers deze oplossing niet of nauwelijks gebruiken omdat zij het oorspronkelijke probleem niet zien.
- Wat heeft het individu eraan: een van de meest belangrijke factoren bij het bereiken van succes is dat de waarde voor een individuele werknemer voorop wordt gesteld bij het ontwerpen van een systeem. De organisatorische waarde komt op de tweede plaats.
Sociale interacties
Sociale software is gebaseerd op sociale interacties in plaats van hiërarchische interacties binnen een organisatie. Daarom is het essentieel om de meest belangrijke rollen in een dergelijke structuur te kennen, namelijk:
- De creators
- De organisatoren
- De filteraars
- De donateurs
- De connectors
In tegenstelling tot wat veel bedrijven geloven en belonen, zijn de werknemers die de informatie creëren NIET het allerbelangrijkst. Een bedrijf heeft behoefte aan organisatoren, filteraars en donateurs om de productie van de creatieve geesten te categoriseren, beoordelen en becommentariëren ten behoeve van de rest van de organisatie. Deze filtering is minstens zo waardevol als het creëren van de informatie, zo niet nog waardevoller.
Hetzelfde geldt voor de connectors. In het verleden spraken werknemers elkaar in de gang, vergaderkamer, rookruimte of bij de waterkoeler. Informatie werd bediscussieerd en gedeeld via deze informele netwerken, wat vaak een doorn in het oog van veel managers is. Maar juist deze gesprekken spelen een cruciale rol in het aan elkaar knopen van de sociale structuur van een organisatie. Daarom is social media software, zoals weConnect, een handig en makkelijk hulpmiddel voor deze belangrijke rol.
Change management bij implementaties
Wanneer een bedrijf gebruikmaakt van een dergelijk veilig, eenvoudig instrument dat snel kan worden geïmplementeerd, kan change management zich concentreren op het benaderen en betrekken van de sleutelfiguren van de verschillende groepen, samen met de organisatoren van het bedrijf; die mensen die innovatief zijn en vóór de troepen uit lopen.
Het is niet moeilijk om de huidige gebruikers van social software te bereiken: bloggers, RSS-liefhebbers en sociale netwerkers. Zoek de toppers en benoem hen tot organisator, filteraar, donateur en connector. U heeft alleen een instrument nodig dat hetzelfde gebruiksgemak biedt als de instrumenten die zij al gebruiken voor privé-doeleinden, zoals LinkedIn en Facebook. En dat is weConnect.
Natuurlijk heeft u net als bij ieder ander succesvol project een paar mensen nodig die het gebruik van sociale software stimuleren onder de andere medewerkers. Deze groep moedigt collega’s aan om niet achter te blijven. Investeer in de passie en moed van deze ‘early-adopters’, in plaats van te wachten op regels van de bedrijfsleiding.
Er is veel onderzoek gedaan naar de succesfactoren van de invoering van technologische innovaties en sociale software. Pan en Scarbrough (1998 – 1999) schetsten een theoretisch model dat bestaat uit drie componenten die noodzakelijk zijn voor een succesvolle technologische innovatie, te weten:
- Infrastructuur: de hardware / software die het fysieke / communicatieve contact tussen de leden van het netwerk mogelijk maakt.
- Infostructuur: de formele regels die de uitwisseling regelt tussen de deelnemers in het netwerk.
- Infocultuur: de achtergrondkennis die leden van het netwerk als gewoon beschouwen en die is ingebed in de sociale verhoudingen rond werk-groepsprocessen; kernwaarden en attitudes, weerspiegeld in de bereidheid van de medewerkers en managers om kennis uit te wisselen om bedrijfsproblemen op te lossen.
Bij het implementeren moet change management de basis verschaffen voor de infostructuur en infocultuur. Met weConnect regelt u eenvoudig de infastructuur.
Hier vindt u meer informatie over weConnect.